Informativa sulla privacy di Orbit AI

Ultimo aggiornamento: [inserire data di pubblicazione]

La presente informativa descrive come Quantum Vibes (di seguito "Quantum Vibes", "noi") tratta i dati personali raccolti tramite Orbit AI, la piattaforma software di chatbot con intelligenza artificiale che permette alle agenzie e alle aziende clienti ("Clienti") di creare assistenti virtuali per il proprio sito web e per i propri canali di messaggistica (WhatsApp, Messenger, Instagram).

Questa informativa si rivolge a due tipi di persone: i Clienti che si registrano su Orbit AI per configurare un proprio assistente virtuale, e gli utenti finali che conversano con un assistente virtuale creato da un Cliente tramite il sito web di quel Cliente, WhatsApp, Messenger o Instagram.

1. Titolare del trattamento

Quantum Vibes
[ragione sociale completa / forma giuridica]
[sede legale]
[P.IVA / Codice Fiscale]
E-mail di contatto: [indirizzo e-mail di contatto]

2. Dati raccolti dai Clienti (chi crea un assistente virtuale)

Quando un'agenzia o un'azienda si registra su Orbit AI, raccogliamo:

• Dati di account: nome, indirizzo e-mail, password (salvata in forma cifrata), nome dell'agenzia/azienda.
• Dati di configurazione dell'assistente: nome del bot, descrizione dell'attività, tono di voce, contenuti caricati per l'addestramento (documenti, testi, pagine del sito).
• Credenziali di integrazione fornite volontariamente dal Cliente per collegare i propri canali: token di accesso a Pagine Facebook, account Instagram Business e numeri WhatsApp Business, ed eventualmente una chiave API OpenAI personale.
• Dati di fatturazione, trattati dal nostro fornitore di pagamenti Stripe (vedi sezione 5) — non memorizziamo i dati completi della carta di pagamento sui nostri server.

3. Dati raccolti dagli utenti finali (chi scrive all'assistente virtuale)

Quando una persona scrive a un assistente virtuale creato con Orbit AI — dal widget di chat su un sito web, oppure via WhatsApp, Messenger o Instagram — possiamo raccogliere:

• Il contenuto dei messaggi inviati e ricevuti nella conversazione.
• Un identificativo tecnico del canale usato per scrivere (ad es. l'ID della conversazione Messenger/Instagram o il numero WhatsApp), necessario per poter rispondere.
• Se il Cliente ha attivato questa opzione e l'utente li fornisce volontariamente in chat: nome, indirizzo e-mail e/o numero di telefono.

Questi dati sono raccolti per conto del Cliente che gestisce quell'assistente virtuale: il Cliente resta responsabile di come i propri dati vengono usati (ad es. per rispondere a richieste di assistenza, generare contatti commerciali). Quantum Vibes agisce in questo caso come responsabile del trattamento (data processor) per conto del Cliente, che è titolare del trattamento nei confronti dei propri utenti finali.

4. Finalità e base giuridica del trattamento

• Fornire il servizio: far funzionare l'assistente virtuale, salvare le conversazioni, generare risposte automatiche — base giuridica: esecuzione del contratto con il Cliente.
• Rispondere ai messaggi tramite intelligenza artificiale: il contenuto dei messaggi viene inviato a un fornitore di modelli linguistici (OpenAI, vedi sezione 5) per generare una risposta — base giuridica: esecuzione del contratto / legittimo interesse a fornire il servizio richiesto.
• Fatturazione: gestione degli abbonamenti e dei pagamenti dei Clienti — base giuridica: esecuzione del contratto ed obblighi di legge (fiscali/contabili).
• Sicurezza e prevenzione abusi: individuare e prevenire usi impropri della piattaforma — base giuridica: legittimo interesse.

5. Soggetti terzi con cui condividiamo i dati

Per fornire il servizio ci appoggiamo ai seguenti fornitori, ciascuno con la propria informativa sulla privacy:

• OpenAI, L.L.C. — elabora il testo dei messaggi per generare le risposte dell'assistente virtuale.
• Meta Platforms, Inc. — infrastruttura di messaggistica per WhatsApp Business, Messenger e Instagram, secondo l'informativa e le policy sviluppatori di Meta.
• Stripe, Inc. — elaborazione dei pagamenti e della fatturazione dei Clienti.

Non vendiamo dati personali a terzi né li utilizziamo per finalità pubblicitarie.

6. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati di account e le conversazioni per tutta la durata dell'abbonamento del Cliente e per il periodo successivo necessario ad adempiere ad obblighi contrattuali, contabili o fiscali. Il Cliente può richiedere in qualsiasi momento l'esportazione o la cancellazione dei dati del proprio account e delle conversazioni associate.

7. Diritti dell'interessato

In base al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), hai diritto di richiedere in qualsiasi momento: accesso ai tuoi dati personali, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, e di opporti al trattamento. Puoi esercitare questi diritti scrivendo a [indirizzo e-mail di contatto]. Se sei un utente finale che ha scritto a un assistente virtuale di un nostro Cliente, ti invitiamo a contattare prima direttamente quel Cliente, oppure noi, che inoltreremo la richiesta.

8. Eliminazione dei dati

Per richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali (account Cliente, conversazioni di un utente finale, o collegamento di un canale WhatsApp/Messenger/Instagram), scrivi a [indirizzo e-mail di contatto] indicando l'account o il canale interessato. Elaboriamo le richieste di cancellazione entro 30 giorni.

9. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati trattati, tra cui cifratura delle credenziali sensibili, accesso limitato ai dati sulla base del ruolo e trasmissione dei dati tramite connessioni cifrate (HTTPS).

10. Modifiche a questa informativa

Potremmo aggiornare periodicamente questa informativa. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata all'inizio della pagina. In caso di modifiche sostanziali, informeremo i Clienti registrati tramite e-mail o avviso nella piattaforma.

11. Contatti

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sul trattamento dei tuoi dati, scrivi a: [indirizzo e-mail di contatto]